Proces en planning

Procesbeschrijving en planning, volgens voorschrift Wet verbetering poortwachter

Dag 1

Werknemer meldt zich ziek bij de werkgever/leidinggevende. Werkgever moet in dit gesprek een beeld krijgen van de ziekmelding. Ook zal de werkgever bij de ziekmelding de volgende zaken duidelijk moeten hebben:

• Reden verzuim en welke mogelijkheden er zijn om te werken. Aangepast dan wel ander werk bespreken indien er mogelijkheden daartoe zijn.
• Is er sprake van een vangnetsituatie? (b.v. ziekte door zwangerschap, no-riskpolis, Wet Amber)
• Is er sprake van regres / aansprakelijkheid?
• Gaat het om een bedrijfsongeval?

Welke stappen kan de werknemer zelf zetten om zijn herstel te bespoedigen? Volgend contactmoment vastleggen. Werkgever registreert de verzuimmelding en een verslag van het gesprek in het verzuimdossier. Indien er een vangnetsituatie is, dan meldt de werkgever die aan bij UWV.

Dag 2

De casemanager (verzuimconsulent) houdt een intakegesprek met de werkgever. Indien er meer aan de hand is dan kortdurend verzuim volgt er tevens een intakegesprek met de werknemer. Hierbij worden drie invalshoeken benut:

Organisatie

• Het bedrijf wordt in kaart gebracht. Zijn er mogelijkheden voor ander passend werk en hoe staat het met de motivatie en de visie om tot een oplossing te komen?

Persoon

• Globale inschatting van de ernst van de problematiek.
• Prognose kort, middel, lang, of is er sprake van structurele beperkingen.
• Hebben werkgever en werknemer daarbij dezelfde verwachtingen?
• Welke factoren zijn van invloed op de werkhervatting?
• Welke stappen zijn door werknemer en werkgever al gezet?
• Zijn deze stappen adequaat?
• Hoe is het coping-gedrag van de werknemer, actief of passief?
• Is er sprake van werkgerelateerde of functioneringsproblematiek?
• Is er voldoende helderheid over het vervolg?

Arbeid

• Wat is de functie van de werknemer?
• Wat voor soort taken heeft hij en hoe zijn die over de tijd verdeeld?
• Wat is de arbeidscontractvorm?
• Is het werk eenvoudig aan te passen?
• Zijn er alternatieve taken aanwezig?

14-21 dagen

• De casemanager stelt een re-integratievisie op en geeft aan welke kosten kunnen worden bespaard. Aangegeven wordt welke interventies noodzakelijk zijn.

28 dagen

• Bij onduidelijkheid over diagnostiek en prognose van het ziektebeeld worden de bedrijfsarts en eventuele andere interventies ingezet.

Week 6

• De bedrijfsarts maakt een probleemanalyse. De situatie van de werknemer wordt in kaart gebracht en geanalyseerd. De analyse vormt de basis voor het re-integratietraject dat de werknemer gaat volgen. De bedrijfsarts geeft tevens aan waarom de werknemer niet aan de slag kan en wanneer hij naar verwachting wel weer aan het werk kan. Ook onderzoekt de bedrijfsarts indien nodig of de zieke werknemer wel in staat is om ander werk te gaan doen, in de eigen organisatie of daarbuiten.

Week 8

• De casemanager stelt in overleg met de werkgever en de werknemer een plan van aanpak op. In het plan van aanpak worden afspraken met betrekking tot het re-integratietrajact vastgelegd.
• Dit document wordt in het verzuimdossier geplaatst en zowel werkgever als werknemer krijgen er een kopie van. Het plan van aanpak kan gaandeweg worden aangepast als daartoe aanleiding is, zoals wanneer de gezondheidstoestand van de werknemer sterk verbetert of juist verslechtert.
• De casemanager zorgt ervoor dat werkgever en werknemer zich aan de gemaakte afspraken houden.

Vanaf week 8

• Minimaal eens per vier weken evalueert de casemanager de re-integratie met werkgever en werknemer en initieert indien nodig interventies (eventueel eerder). De werkgever en de werknemer zijn beiden verplicht om zich aan het plan van aanpak te houden. Doet de werkgever te weinig aan het afgesproken re-integratietraject, dan kan dat leiden tot een loonsanctie van UWV. Een werknemer die zich niet aan de afspraken houdt, kan een oproep verwachten van de bedrijfsarts, de casemanager of een arbeidsdeskundige van UWV. Als blijkt dat de werknemer niet meewerkt, mag de werkgever loon inhouden.
• De casemanager checkt of een verdere medische beoordeling noodzakelijk is, bijvoorbeeld bij wijziging ziektebeeld, onverklaarbare stagnatie of afname belastbaarheid.
• De casemanager houdt contact met de interventiespecialisten en koppelt niet-medische informatie terug naar de werkgever.

Week 42

• De casemanager verstuurt de zogenaamde 42e weekmelding naar UWV. Dit moet uiterlijk op de eerste dag gebeuren van de 42e week dat de werknemer ziek is. De melding kan digitaal worden doorgegeven via de Verzuimmelder of via Digipoort van UWV.

Het einde van het eerste ziektejaar is een belangrijk omslagpunt. Als de re-integratie na die tijd nog niet geslaagd, wordt nogmaals kritisch bekeken wat de mogelijkheden zijn hier alsnog snel toe te komen. Onder geslaagd wordt hier verstaan dat de werknemer hervat heeft in werk tegen loonwaarde voor 65% of meer. Zonodig wordt op dit punt een deskundigenoordeel gevraagd.

Week 48 - 52

• De brief voor de eerstejaars-evaluatie wordt verstuurd door de casemanager. Deze verplichte evaluatie moet voor het einde van het eerste jaar plaatsvinden. Werkgever en werknemer bespreken samen met de casemanager de stappen die in de afgelopen tijd gezet zijn in het re-integratietraject. Eventueel wordt op basis van deze eerstejaars-evaluatie het plan van aanpak bijgesteld. De uitkomsten van de evaluatie worden in het verzuimdossier opgenomen.
• De bedrijfsarts wordt bij dit ijkpunt ingezet voor een medische beoordeling.
• Indien er geen zicht is op herstel en voldoende mate van werkhervatting bij de eigen werkgever (minder dan 65% loonwaarde), zal een arbeidsdeskundige worden ingezet (kan ook eerder als er dan al duidelijkheid is).

Week 52

• De werkgever evalueert met de werknemer het eerste ziektejaar aan de hand van de adviezen en stuurt een kopie van de getekende versie naar de casemanager.

Week 13-68

• De casemanager gaat in deze periode na of er sprake is van vervroegde WIA en zet indien nodig het proces in werking. In bepaalde gevallen van duurzame arbeidsongeschiktheid kan de wachttijd voor een IVA-uitkering namelijk worden verkort. Deze verkorting van de wachttijd moet tussen de 13e en 78e week worden aangevraagd. In verband met de beslistermijn van het UWV wordt de aanvraag daartoe uiterlijk op de laatste dag van de 68e week gedaan.
• Indien de werknemer onverhoopt duurzaam arbeidsongeschikt blijkt en mogelijk in aanmerking komt voor verkorting, is het voor de werkgever van financieel belang om de aanvraag tijdig te doen. De IVA komt namelijk niet ten laste van de eigen-risicodrager en komt ook niet tot uiting in de gedifferentieerde premie. Ook houdt de re-integratieverplichting dan op te bestaan.

Week 68

• Brief einde wachttijd wordt naar de werkgever gestuurd. UWV hanteert een wachttijd van twee jaar. Dat wil zeggen dat de werkgever het loon van de zieke werknemer 104 weken na de eerste dag van ziekmelding doorbetaalt, voordat de arbeidsovereenkomst kan worden beëindigd en de werknemer in aanmerking komt voor een WIA-uitkering. De wachttijd kan worden verkort indien de werknemer duurzaam volledig arbeidsongeschikt is en onder de IVA-regeling (volledig arbeidsongeschikt) valt.
• De casemanager bespreekt met de werkgever en werknemer bij voortduring de vervolgprocedure.

Week 84

• De bedrijfsarts stelt het actuele oordeel op en legt dat in het verzuimsysteem vast. Het betreft hier een tussentijdse evaluatie die inzicht moet geven in de mogelijkheden die resteren om de werknemer alsnog aan de slag te krijgen in de periode tot aan het einde van de wachttijd (= week 104). Eventueel wordt het plan van aanpak op basis hiervan (wederom) aangepast.
• Het onderdeel medische informatie wordt naar de werknemer gestuurd.

Week 84-90

• De casemanager ondersteunt werknemer en werkgever bij het opstellen en insturen van de WIA aanvraag en houdt de voortgang bij.

Week 92

• Poortwachter-toets en beoordeling door UWV. UWV beoordeelt of de werkgever en de werknemer genoeg inspanningen hebben gedaan om van het re-integratietraject een succes te maken. Er wordt een actieve houding van alle betrokken partijen verwacht. Zijn de juiste stappen gezet? Zijn alle mogelijkheden serieus onderzocht, zowel in de eigen organisatie als daarbuiten? Als acties ondernomen, maar niet gelukt zijn, waar heeft dat dan aan gelegen?
• Een arts van UWV beoordeelt of de werknemer, die een WIA-uitkering aanvraagt, nog kan werken. Eventueel wordt dit onderzoek opgevolgd door een beoordeling van een arbeidskundige, die bekijkt welk soort werk de werknemer nog zou kunnen doen. Het resultaat kan bijvoorbeeld zijn dat de werknemer nog voor 55% zijn salaris kan verdienen en daarmee voor 45% arbeidsongeschikt wordt verklaard.
• Wordt de WIA-uitkering volledig toegekend na twee jaar ziekte, dan vervalt voor de werkgever de verplichting om nog langer loon door te betalen. De werknemer mag dan worden ontslagen, zij het onder bepaalde voorwaarden. Een belangrijke voorwaarde is dat de werkgever met succes de Poortwachter-toets heeft doorstaan en dus gevrijwaard wordt van de loonsanctie. Deze sanctie komt neer op doorbetaling van de medewerker in het derde jaar (of een deel daarvan) van ziekte.

Week 104

• De casemanager adviseert de werkgever bij de ontslagaanvraag en/of de contractaanpassing.